行业 | 突发健康状况家族传承堪忧?FO 重大事件管理计划助你未雨绸缪

人的一生难免有突发事故,而家族办公室也不例外。家族办公室需要预先安排好重大事件管理计划,只有这样,在当遇到紧急、意外情况时方能化险为夷、安然应对。

说到「重大事件管理计划(Majorincident management planning)」,大部分人都会联系到大规模的,有很多人参与的活动,像是体育比赛,演唱会,或是节假人流,甚至和恐怖袭击有关。这种联想没有错,只是重大事件管理并非一定要联系到大规模的事件,家族办公室或许同样要检视内在的风险。

重大事件管理计划概念本身源自企业风险评估中的「控制措施」。这种深入的风险评估可以帮助企业或是组织找出自身最容易受到攻击的环节,以及自身最关键性的经营目标。

什么是重大事件管理计划?

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缩写为MIMP的重大事件管理计划就是一整套针对自身业务量身定制的,应对各类可以预见风险的管控措施。换句话说,就是要应对各类毫无预警的,意外伤害或致命性事故,或者是需要执法机构,急救单位介入的紧急状况。这类情况包括:伤亡事故、煤气泄漏、高空坠落、楼房倒塌、大规模停电等。对于家族办公室来说,更为常见的是家族成员遭遇的突发健康状况。欢迎订阅《家族办公室》杂志

因此,总的来说,MIMP是家族办公室,特别是单家族办公室最为基本的标准作业流程文件之一。完备的MIMP可以有效降低各类意外对家族财产,家族人身安全,以及业务运营的冲击。

该如何开始设计MIMP?

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像大部分企业和非营利组织一样,绝大多数的家族办公室都是根据基本的客户需求逐步发展,或许从未考虑过要设计重大事件管理计划,也有可能在家族办公室内部根本没有熟悉风险管控的专业人员。那要如何开始设计MIMP呢?

很多安全顾问声称他们「精于」设计MIMP,只是在决定聘请之前务必对于这类专家作个完整的尽调,确定他们真实设计过完整有效的危机管理方案。毕竟这种方案本身应对的就是那些容易让人陷入恐慌忙乱的重大意外状况。

一旦着手设计之后,家族办公室的所有人都要参与其中。像是洪水、火灾,或是当下越来越多的网络黑客攻击发生之后,所有人都要面对意外状况的发生。所有人都要来检视,熟悉意外发生时的行为准则和措施,以防疏漏。

即使已经花钱花力设计了MIMP,但要是束之高阁,只向新进员工展示,而不定期性地重审演练,那也会大大削弱MIMP的功效。

特别是在实际状况出现改变,家族成员结构,家族办公室业务出现显著变化的时候,都要对MIMP进行相应的调整。

事实上,进行模拟性的演练本身亦能检视出MIMP的有效性,以及是否存在基础性的缺陷。同时,还能找出家族办公室日常运行中最薄弱的环节,提升安全措施,增强防范意识,降低意外风险发生的可能性。

如何维持业务的持续进行?

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MIMP的一大功效就是要帮助企业组织在经历重大事件之后继续稳定地运营,但这却是经常被忽视的部分。无论是管理巨型体育场、繁忙的国际机场,还是人员简单的家族办公室,核心因素就是团队成员都能知道各类重大状况发生之后,对于继续运作有哪些影响。这不是说,大家仅仅熟悉知道有哪些状况可能发生。更为重要的是,立即、快速地各就各位,执行相应的应对措施。

MIMP本身就要包含一整套的策略。或许意外真正发生时和预期的设想完全不同,MIMP提供的综合性措施,可以帮助灾后或是意外发生之后,最快地恢复正常运作。

MIMP该包含哪些内容?

行业 | 突发健康状况家族传承堪忧?FO 重大事件管理计划助你未雨绸缪每个家族办公室都有自己独特的运作模式,单纯套用别人的MIMP模板,非但无法起到预期效果,有时还会带来负面的二次伤害。记住,落于文本的计划是要切实可以有效做到的。欢迎订阅《家族办公室》杂志

对于可以预期的风险,在脑子里已经有相关的信息和一些可行的应对措施,在状况发生时,自然可以增加让人尽快冷静下来。只是没有两个意外,真正是完全一样的。

下面这些内容都可以纳入MIMP:

1 办公楼、家族住宅的完整建筑结构图、线路图、安全撤离路线图。

2 应急联系方法:家族成员、亲属的联系方法,家族办公室员工的,各种公用事业应急电话,媒体公关公司,律师法律咨询,以及当地保安服务等。

3 指挥和控制、角色及责任。对家族办公室人员,家族成员都要有明确的分层和分共。

4 工作交接及关停行动。

谁该掌管MIMP?

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通常,最年长,或是最资深的人,在危机、紧急状况发生时,最容易掌控局面。只是很多时候,这样的人未必在场,或是状况本身也会逐步升级,从小意外快速发展成大灾难。在主要负责人没有出现的情况下,大家仍能有条不紊地应对危机,那就是回到之前提过的,全员反复的模拟演练。

在知名家族重大事件发生时,往往的媒体态度反而掌控了危机发展。这和危机控管的原则正好相反。立即发布简单明了的声明就是危机处理的第一步。面对媒体有礼有节,态度坚定,不要提供超过所需披露的信息。媒体专挑那些没有做好准备,露出怯懦的对象下手,以图刺探更多内幕状况。

来源:原刊于《家族办公室》杂志第九期,原标题:FO 危机管控之MIMP,作者:Fred。

版权所属:家族办公室 - Family Office Times,如若转载,请注明出处:https://www.fott.top/archives/3551/

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