G100论坛抢先看|家族办公室管理困境:成本增加、效率低下,如何解决?

日益增长的家族办公室运营成本和低下的效率也让一些家族管理人员感到困惑和挫折

随着全球经济的发展和财富积累,越来越多的富豪拥有了庞大的资产。这些富豪希望通过设立家族办公室来管理和保护自己的财富,确保其长期稳定增长并希望将自己的财富传承给下一代,并确保家族的持续繁荣。

《家族办公室》杂志观察到,全球尤其是大中华区的家族办公室数量的快速增长。仅以新加坡为例,在过去的两年中,每年新增注册超过600个家族办公室。不少家族二代亲自下场管理自己的家族办公室,然而日益增长的家族办公室运营成本和低下的效率也让一些家族管理人员感到困惑和挫折。

“我也管过自己的单一家办,其实成本挺大的。另一方面,关于家族办公室的运营,我可能只懂一小部分的东西,投资也不是那么容易做的一件事情,而且未来经济波动很大,单一家办的抗风险能力还是很弱的。”

这是一位家族二代在成立单一家族办公室之后,跟《家族办公室》杂志探讨时发出的感概。

单一家办运营成本上升

家族办公室的运营成本因规模和需求而异,但是通常在每年150万美元到1400多万美元之间。

根据一家新加坡移民中介的估算,在新加坡运营专业单一家办的简单成本:

小型家办:投资团队2-4人,后台支持人员2-4人,估计综合年度成本在160-200万美金。

家中型家办:投资执行团队6-8人,后台支持团队7人,估计综合年度成本在300-400万美金。

大型家办:总计30人以上,投资执行团队15人,后台支持和投后管理团队15人,估计综合年度成本在800-1000万美金。因为如果有实业控股等比较重的投后管理和系统建设,对团队要求都比较高,成本费用都非常高。

这个估算是基于新加坡的一般情况,实际成本可能会因为各种因素而有所不同。例如,团队的规模和能力、办公地点的选择、业务规模和复杂性等都会影响成本。此外,还需要考虑到其他费用,如行政费用、法律和会计服务费用、市场研究和分析费用等。

了解家族办公室的运作

如何有效降低家族办公室的运营成本是一个重要的管理问题。通过采取适当的成本削减措施,可以有效地改善财务状况,并提高家族办公室的运营效率呢?

首先,理解家族办公室的作用至关重要。家族办公室是一家致力于管理一个或多个超级富豪家族的财务和投资的私人组织。它提供一系列根据家族特定需求量身定做的财富管理服务,旨在确保财富的保值增值和有效的世代传承。这些服务包括投资管理、财务规划、遗产规划、慈善咨询、家族治理、风险管理等。

在家族办公室的运营和管理方面,找到具备专业知识和经验的人是非常重要的。对于投资执行团队,他们的主要职责是进行投资决策和执行投资策略。他们的能力和经验将直接影响到投资的效果和回报。而CRO(首席风险官)是负责管理和监督家族办公室风险管理的关键角色,他们的能力和经验对于确保家族财富的安全和增值至关重要。

随着内部运营成本的不断上升以及投资前景的不确定性,家族办公室确实需要寻找有效的方法来降低成本。家族办公室的运营成本增加主要体现在三个方面:

重组和吸引顶尖人才:家族办公室为了提高效率和竞争力,可能需要进行组织架构的调整和优化。这可能涉及到重新分配资源、调整人员配置等,从而增加了运营成本。同时,为了吸引和留住顶尖人才,家族办公室可能需要提供更具竞争力的薪酬激励机制和福利。

员工成本的增加:根据美国家族办公室交易所的研究,家族办公室超过60%的成本是员工的薪酬和福利支付。当家族办公室希望吸引合适的人才时,它们需要提供更具吸引力的薪酬待遇,这会导致员工成本的增加。

营业成本的增加:除了员工成本外,家族办公室还需要考虑其他营业成本,如办公室租金、律师费、差旅费等。

降低运营成本并提高效率的方法

那么,家族办公室如何才能在提供高效服务的同时控制成本呢?成功解决家族办公室成本管理问题的关键是通过合理运用技术和人才战略相结合。这可能包括外部招聘、外包和远程协作、运用数字技术等方式。

以下是几种降低运营成本并提高效率的方法:

一、利用外包服务:家族办公室CEO要考虑的问题是是否应该将所有事务都内部处理。过去,家族办公室通常是由合格的家族成员或代表在内部完成工作。然而,这种方法可能会耗费更多的资金。相反,可以考虑将一些任务外包给专业的第三方公司,以减轻管理负担、获取专业知识或提高效率。一项对130家管理着超过620亿美元资产的家族办公室的调查显示,91%的人认为外包将继续增加,成为提高运营效率的关键因素。

二、自动化分层以节省时间:在家族办公室内自动执行适当的任务可以显著降低成本。自动化工具可以简化流程、减少人力成本,并将人为错误降至最低。通过自动化减少劳动密集型流程,使有才华的家族办公室员工能够专注于更具战略性的工作,如长期投资战略、投资组合审查和家族治理支持。

三、聘用外部专业人才:雇佣合适的人才(即使薪酬较高)可能是降低家族办公室成本的有效方法。根据全球家族办公室报告,员工成本占家族办公室总成本的69%。通过聘请外部专业人才,可以获得专门知识以改进投资战略,按部分或合同制聘用以补充特定需求,利用远程工作的灵活性扩大人才库。长远来看,这将节省资金,因为不会浪费时间和金钱在效率低下且最终需要被取代的员工身上。

四、紧跟当前趋势:观察其他人的做法,使家族办公室保持最新状态,并准备好在必要时发展和适应变化。通过学习他人降低成本的方法(如外包和自动化),还可以了解他们的投资方式。例如,许多单家族和多家族办公室都在投资私人股本,这比只投资公开发行股票获得更高的回报。此外,随着新冠疫情改变了我们的生活和工作方式,比如远程办公室、居家办公等等,那些紧跟当前趋势的家族办公室拥有适应不断变化的条件的技术基础设施,而那些没有适应变化的则面临挫折。因此,紧跟当前趋势可以帮助管理家族办公室的成本。

五、加入私人多家族办公室(Private Multi Family Office)可以减少家办的运营成本,例如共享资源、专业知识和经验。通过与其他家族共同合作,可以获得更多的投资机会和专业支持,从而降低风险并提高回报。此外,多家族办公室通常拥有更广泛的网络和资源,能更好地应对经济波动和市场变化。

当然,选择加入私人多家族办公室还是独立运营家族办公室取决于家族情况和偏好。如果有足够的资金和资源,并且希望保持更高的自主权和灵活性,那么独立运营家族办公室是理想的选择。

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