一份价值10万美金的家族办公室咨询解密

随着中国经济的发展,得益于当今政通人和的社会经济环境,国内私人财富的积累达到了一定的高度,想要成立家族办公室的超高净值人士越来越多。常常有人来找惠裕全球家族智库(FOTT)咨询应该如何成立一间适合自己家族的家族办公室。实际上,成立一间家族办公室并不是装修一个古香古色的办公空间和雇佣几个投资、财务、行政人员那么简单的事情。

下面,惠裕全球家族智库FO孵化器将从家族办公室最基本的概念到最可行的执行路径,和您一起复盘家族办公室的设立和运营。

 

一.什么是家族办公室

本质上,家族办公室是一个私人办公室,专门负责管理拥有巨额财富的家族事务。因此,家族办公室因各家族及其事务本身不同而各异。

二.家族办公室有哪些类型?

家族办公室主要有四种类型:

1.单一家族办公室(独立于家族企业)

2.单一家族办公室(嵌入家族企业之中)

3.私人联合家族办公室(由创始家族创建,并扩大到包括多个家族。办公室归家族所有,并为他们的利益而运营)

4.商业联合家族办公室(由商业第三方拥有并负责为多个家族提供服务)

除上述四个常见的家族办公室外,还有虚拟家族办公室。这是一个通常只有一两个员工的办公室,主要负责安排家族所需的绝大多数服务的外包工作。

三.家族办公室最适合哪些家族?

您的家族是否应该使用家族办公室?如果需使用,则要决定应该建立或加入哪种类型的家族办公室;家族办公室应设在哪里;应该如何组织;应聘请多少名员工,以及什么服务应该由内部完成什么服务应该外包,应具备什么特定的家族特征、优势、要求、目标和宗旨。因此,从一开始就应该清晰明确地确定这些内容,并定期对其进行重新考虑。

四.设立家族办公室须考虑的因素

1.目标和宗旨

家族办公室的目标是什么?常见的目标包括保存财富、推动代际财富转移、组织下一代的教育、鼓励下一代的企业家精神和支持家族凝聚力。

你的家族的宗旨是什么?例如,如果你的家族旨在保存财富,那么最终目标是什么?是否为子孙后代提供经济基础?家族要承担什么程度的社会使命?

一些家族办公室高级管理人员认为,家族办公室在采纳家族愿景规则制定时速度很慢,而且所面临的挑战包括向家族中的年长成员传达它的重要性,以及让家族成员就声明的条款达成共识。但是,在全球范围内,家族办公室领域正在日趋成熟。2018年,三分之二的家族办公室拥有某种形式的家族愿景/家族共同宣言,无论是书面的和完整记录的(32%)还是只是

口头表达的(31%)。一些家族建立一个单一家族办公室,计划将其发展成一个私人联合家族办公室。这会带来很多好处,包括更大的联系网络、更大的管理资产规模以及成本和风险分担。同时还面临许多挑战,包括不同家族之间的协调。

2.净财富

家族的净财富是多少,家族办公室管理资产规模是什么?整体而言,财富超过1.5亿美元的家族更适合考虑是否要建立一个单一家族办公室。当然,财富较少的家族也可以从建立相关办公室中受益,特别是如果他们能对目标和所提供服务的数量和性质做出限制,仅着眼于自身优势并谨慎使用外部服务提供商。但是,通常来说,此类家族可能更适后加入联合家族办公室或建立虚拟家族办公室。可参考数据:《2019年全球家族办公室报告》的参与者中,建立单一家族办公室的家族平均净财富为13亿美元,其中8.02亿美元(或62%)由家族办公室管理,而使用联合家族办公室的家族平均财富为8.8亿美元。在亚太区,拥有单一家族办公室的家族平均净财富为9.08亿美元,其中有6亿美元(66%)由家族办公室管理。

3.成本

建立和运营一个单一家族办公室可能费用较高。它包括与基础设施和雇用人员相关的初始成本,以及包括租金、工资和费用的持续运营成本。正如《2019年全球家族办公室报告》所详述的,运营一个单一家族办公室的平均成本为管理资产规模的116个基点,包括

67个基点的运营成本以及49个基点的投资经理管理和绩效费用。

无法或不愿负担全部有关费用的家族可以考虑加入一个联合家族办公室,其费用通常较低且较可预测,而且退出较为简单。作为参考,运营一个联合家族办公室的平均成本为110个基点,包括64个基点的运营成本和46个基点的投资经理管理和绩效费用。

您的家族需要考虑的问题包括,谁将负责承担家族办公室的前期费用和持续费用?这些费用将如何在可能会使用不同服务的家族成员之间分担?

4.复杂性

一般而言,家族越复杂,拥有多方面产品的单一家族办公室就越适合。相关问题包括:要服务几代人和多少家族成员;这些家族成员的地理分布如何;家族目前的投资及其资产的管理有多复杂;家族希望获得哪些量身定制的服务,家族对保密性有多重视。一些家族办公室可以满足单核心家族的需要,而另一些家族办公室则可以满足不同世代和家族联系的大规

模家族的需要。

随着子女长大成人,他们会组建自己的家庭、对于企业、财务投资和公益慈善事业有自己的想法,而且在继承和继任方面出现紧张的情况并不少见。在某些办公室中,主要资产是家族企业;在另一些办公室中,家族的财富则分布在各种资产、行业和地理区域中。

如果您的家族刚开始接触家族办公室,那么在自行建立一个单一家族办公室之前,可先通过加入一个联合家族办公室尝试一下,以向志趣相投的家族学习并更好地了解家族办公室是如何运作的。另一种方法是创建虚拟家族办公室。

五、在哪里建立、采取什么结构以及如何提供服务?

1.地点

关于在何处设立家族办公室,家族自然需要考虑到他们的生活和工作地点以及其家族成员的地理分布。其他重要的考虑因素则包括获得服务提供商和人才的机会,以及获得投资机会(例如,初创企业和企业家)的渠道,以及该地区的法律、法规和税收环境。

随着时间的推移,一些家族办公室将开设更多分支机构并扩大其地域范围。在《2018年全球家族办公室报告》的参与者中,21%的家族设有两个办公室;7.1%的家族设有三个办公室;3.4%的家族设有四个,而2.2%的家族设有五个。在拥有第二个分支机构的亚太区家族中,有40%将其设在亚太区,20%设在北美,20%设在欧洲,及20%设在新兴市场(南美、非洲和中东)。

2.结构

在家族办公室的结构方面,最好向顾问、其他家族和其他家族办公室咨询。许多家族制定了家族宪章或同类文件,此外还包括确定家族办公室的使命和范围,规定家族成员的角色和

职责,并概述了解决冲突的机制。

在决策结构方面,在某些家族办公室中,重要的决策由一个或两个主要家族成员做出。在其他情况下,会设有一个家族董事会,当然这需要家族决定由谁担任董事会成员。一些家族还设有家族理事会,这是一个由不同世代、分支机构或地区的代表(如适用)组成的机构。家族还必须决定董事会/理事会是否将完全由家族成员组成,还是由家族和外部专业人员组成。

通常情况下,他们必须考虑最适合实现家族目标的专业人员类型(例如,银行和金融、法律、税务专家,某些资产类别的专家或个人资产管理的专家)。

如《2019年全球家族办公室报告》中所详述,家族办公室越来越多地采用管治结构,以进一步增加其业务的专业化水平:62%至74%的家族办公室具有不同形式的投资指南和监督策略,而5 4%的家族办公室提供市场监督和分析服务。改善家族成员与家族办公室之间的沟通是未来12到24个月内家族管治的首要任务(占66%),而风险管理则是家族办公室的首要

任务(64%)。

3.员工

家族办公室的员工人数很自然会有较大差别,从一两个员工到100个或更多,具体取决于所服务的家族成员和家族的数量,以及所提供服务的类型和数量。家族办公室的员工必须了解家族的文化和宗旨,并且可以访问大量的私人和敏感信息。在招聘过程中,应适当重视文化适应性、可能的任期,最重要的则是信任。

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4.服务

家族办公室通常最初是为了投资和财富管理目的而设立的。它们最初可能是嵌在家族企业中,也可能是在出售核心运营业务之后成立的。

应指出的是,一些家族办公室高度专业。例如,有些办公室可能只管理单个家族的资本,因而只专注于风险资本投资。在这种情况下,最好将办公室描述为单一有限合伙人基金/家族基金。

随着时间的推移,很多家族办公室不断发展壮大,以提供一系列行政管理、家族专业和一般咨询服务。

5.内部还是外包?

家族办公室通常综合依赖内部和外包服务。外包为家族提供了灵活性;可减少家族支付长期员工工资的义务,并且可以接触到更多经验丰富的专业人员。同时还值得注意的是,家族办公室通常是小型机构:如《2018年全球家族办公室报告》中所详述的,平均单一家族办公室聘请11名全职员工和4名兼职员工。因此,有时将某些服务(例如,IT、网络安全、

税务和法律工作)外包给专家,尤其是对于处于适应期的新成立家族办公室,此举更为实用,更具成本效益。

但随着时间的推移,如果所需的工作量始终足够多,以至于必须增聘人手来内部完成工作,那么这将成为一个富有成果的选择,不仅可以使家族办公室对某些工作流和定制化程度拥有更大的控制权,而且还可以减少第三方费用。

在某些情况下,家族将家族办公室视为培养下一代人才的平台,在这种情况下,某些服

务可能会被引入内部,即使第三方可以较低的成本或更高的质量执行某些服务。

根据《2019年全球家族办公室报告》,家族办公室主要将其法律服务外包,其中63%完全将其外包,而33%则通过内部和外部结合的方式提供。大部分家族办公室还将私人银行服务外包,同样,其中63%完全外包,而13%则通过内部和外包服务结合的方式提供。IT和全球托管以及综合投资报告是其他流行的外包服务。

除了支付办公室日常开支和其他办公室服务费用(这些费用自然属于内部费用)外,家族办公室最有可能在内部处理资产配置(其中73%的家族办公室完全由内部提供此项服务,而17%则由内部和外部结合的方式提供),并在内部为新的家族业务和其他项目提供支持(分别为79%和15%)。

如果您有设立家族办公室的问题需要咨询,欢迎咨询惠裕全球家族智库FO孵化器 WORKSHOP

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