家族企业如何选择多国薪资外包供应商?

编者按:随着各国市场上劳动力成本的增长和政府对合规稽查的强化,越来越多的企业选择外包薪资运营,而不是占用内部的宝贵资源从事薪资计算,税务社保申报,年底汇算清缴,员工入离职报增报减等重复的,事务性的工作。

家族办公室

好的供应商不仅仅利用专业知识和规模效应,以更高的服务质量和更低的运营成本,交付相同的服务,还能提供额外的增值服务。

家族办公室薪资运营是每月重复的事务性工作,但在服务交付过程中沉淀了海量的业务数据,通过数据分析能为企业决策提供依据,如岗位平均工资,员工离职率,全职员工数的变化等等。但一个企业人数再多,数据量再大,仅仅自身的内部数据称不上“大数据”(big data),相关的数据分析价值有限。而外包供应商积累了不同国家,不同行业,不同规模的客户数据,具备了单一企业不可能拥有的外部数据,可以通过数据模型,按不同的视角提供行业基准的数据分析(industry benchmark data analytics ),这才是真正的大数据分析。

家族办公室即使是超大型的跨国企业,员工通常集中在少数几个战略性国家,大部分国家的员工并不多,而且很分散。能部署全球系统管理员工主数据的已经是凤毛麟角,而各个国家的薪资数据,休假考勤数据往往分散在不同的系统中,薪资报表的格式也大相径庭。如果企业管理层需要按区域或全球层面做数据汇总或报表合并,HR只能手工操作,不仅工作效率低下,而且极易出错。而好的外包供应商在项目实施过程中,为客户规范了各个国家数据结构和报表格式,总部HR可以在中央控制系统中直接筛选国家,自动合并相关国家的数据和报表,导出可视化分析图表。国家再多,总部都能及时掌控每个国家的变动情况。

家族办公室越来越多的企业认为员工和人才是最宝贵的资产,员工/经理自助服务成为提高员工体验的关键。员工可以在线完成部分入离职流程,在线查看和下载工资单和年度报税数据,在线提交休假和加班申请,经理在线查看团队工作日历,批准休假和加班申请等,不仅方便了员工和经理,也把HR从数据重复录入和传递的繁杂手工操作中解放出来。

家族办公室在新冠疫情中很多企业深刻体会到了薪资服务可扩展性和可持续性的重要性。无论疫情多么严重,每月的算薪和发薪是不能取消,也不能推迟的。但随着疫情发展,一系列调整接踵而来,比如算薪员工在家办公,无法远程登录系统,或者算薪员工被病毒感染无法工作,或者系统宕机,数据无法同步、导入或导出,国家出台临时政策影响了薪资法定抵扣项的计算,但来不及在薪资系统中更新计算逻辑和公式 … 而好的供应商会有BCP(Business continuity plan, 业务持续性计划)预案,人员异地调配,系统异地备份和切换,紧急流程的启动等等,比单一企业更好地应对这些挑战。

家族办公室全球的趋势是合规要求越来越严格,有些国家的法规变化大,变化非常频繁,客户很难在每个国家都有专业的法务人员追踪和及时获知这些变化。更大的挑战来自于政府的实际操作指引不清晰,不同的人有不同的解读,客户往往无所适从,而且法规变化的生效期越来越短,不合规的后果非常严重。跨国运营的企业比任何时候都更加依赖供应商的专业团队提供及时的预警,解读法规变动的影响,快速地调整薪资系统设置和服务流程,应对合规的挑战。

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